Emyris: manage, informeer en plan uw vrijwilligers!

Laat uw vrijwilligers zichzelf online registreren en hun beschikbaarheid aangeven. Zo kunnen ze ingepland worden voor de diverse taken voor uw evenement!

De Viske ICT tot uw dienst
De Viske ICT Emyris

Organisatieplanning

Een goeie organisatie valt en staat met correcte en complete informatie.

Vaak worden deze zaken in bijvoorbeeld excel-achtige oplossingen geregistreerd. Dit werkt vaak erg goed, echter het is hier lastig om resources te koppelen aan beschikbaarheid en taken. Uiteraard is dit mogelijk, echter vergt dit een behoorlijke expertise en discipline. Daarnaast is het met deze oplossingen niet mogelijk om de informatie centraal en altijd beschikbaar te hebben.

Met Emyris is het mogelijk om al deze informatie centraal op te slaan, en via de cloud te gebruiken. Hierdoor kan alle informatie van de vrijwilligers/oproepkrachten geregistreerd worden. De volgende stap betreft het bepalen van hun beschikbaarheid, en de laatste stap het eventueel toewijzen van specifieke taken. Denk aan taken als het ophalen van goederen, het ontvangen van goederen, of het uitvoeren van opdrachten.

Vrijwilligersplanning

Veel evenementen draaien op vrijwilligers en oproepkrachten.

Hierbij is het zeer belangrijk dat de goeie personen op het goeie moment op de goeie plek aanwezig zijn. Met Emyris is dit allemaal vast te leggen,waarbij het systeem rekening houdt met vele variabelen, zoals:

  • Heeft de vrijwilliger zich beschikbaar gesteld voor Fase X ?

  • Is de vrijwilliger nog niet ingeplanned op moment X voor een andere taak

  • Vaardigheden van een vrijwilliger

Hierbij wordt dus ook voorkomen dat vrijwilligers dubbel ingeroosterd worden, en heb je nog overzicht wie planbaar is! Na het plannen krijgt de vrijwilliger een automatisch bericht dat de organisatie een beroep op hem/haar doet.

Rapportages

Met de Emyris-rapportages kunnen diverse overzichten getoond worden op basis van de beschikbare informatie. Deze overzichten zijn zowel gebaseerd op het ‘totaal’ als per vrijwilliger.

Print of mail deze informatie naar de gewenste bestemming!

vrijwilligersportaal-mijnaccount

klik op de afbeelding voor een vergroting

Snelle communicatie

Met de Emyris communicatie module communiceer je snel en eenvoudig met de vrijwilligers of oproepkrachten.

Na het versturen van een gepersonaliseerd bericht, krijgt de ontvanger een email-bericht in zijn eigen mailbox. Daarnaast krijgt de ontvanger ook het bericht te zien in het berichten-scherm van het vrijwilligers-portaal. Hierdoor is altijd alle informatie op een centrale beschikbaar.

De communicatie module heeft meerdere selectie-mogelijkheden beschikbaar, namelijk:

  • Stuur een bericht aan alle ‘members’ van een organisatie-fase

  • Stuur een bericht aan alle ‘members’ van een bepaalde toegewezen taak

  • Stuur een bericht aan alle ‘members’ in een bepaalde rol

  • Stuur een bericht aan geselecteerde vrijwilligers.

Na de selectie kan het bericht verstuurd worden wat volledig op de achtergrond via een wachtrij uitgevoerd wordt.

vrijwilligersportaal-beschikbaarheid

klik op de afbeelding voor een vergroting

Beschikbaarheid en taken

Planning personeel en vrijwilligers onder controle.

Een evenement wordt in de basis opgezet vanuit fases. Fases zijn de momenten waarop er activiteiten plaatsvinden waar vrijwilligers bij ingepland dienen te worden. Nadat deze fases gedefinieerd zijn, worden ze ook zichtbaar in het vrijwilligers-portaal.

Hier kan de vrijwilliger vervolgens aangeven wanneer hij eventueel beschikbaar is. Deze status wordt ook gemarkeerd als ‘beschikbaar’ in zowel het vrijwilligers-portaal, als in het Back-office portaal.

De back-office zal vervolgens in zijn overzicht de ‘beschikbare’ vrijwilligers kunnen ‘plannen’. Indien deze status gewijzigd wordt, zal dit wederom voor zowel de vrijwilligers als voor de backoffice zichtbaar worden.

Naast de beschikbaarheid kan de organisatie nog een stap verder gaan door gebruik te maken van Taken. Met taken worden specifieke opdrachten gedefinieerd, welke gekoppeld worden aan de fase! Tevens zullen vrijwilligers aan deze taak toegewezen kunnen worden, waarbij er 1 vrijwilliger als coördinator aangewezen kan worden. Bij het plannen van taken wordt er ook rekening gehouden met eventuele beschikbaarheid, en of de vrijwilliger reeds ingeplanned was in dat taak-blok.

vrijwilligersportaal-dashboard

klik op de afbeelding voor een vergroting

Vrijwilligersportaal

Het Vrijwilligers-portaal is een zeer krachtig communicatie-middel met de buitenwereld.

Met het vrijwilligers-portaal krijgen de gebruikers de mogelijkheid om hun eigen specifieke informatie te bekijken en te wijzigen.

Denk hierbij aan:

  • Beschikaarheid in de diverse organisatie-fases

  • Communicatie-berichten

  • Diverse soorten document (zoals: huishoudelijk-reglement, instructiekaarten, etc)

  • Eigen gegevens (NAW-gegevens, contactpersonen in geval van incidenten, T-shirt maat, etc)

 Het portaal biedt daarnaast de vrijwilliger de mogelijkheid om zelf de beschikbaarheid aan te geven. Indien de beschikbaarheid is ‘gepland’ door de backoffice, zal hij/zij dit netjes in zijn overzicht te zien krijgen.